Tietosuojaseloste

01 Rekisterit ja soveltamisala

Käsittelemme henkilötietoja asiakas- ja markkinointirekisterissä sekä verkkosivuston yhteydenottoihin ja tekniseen käyttöön liittyvissä järjestelmissä. Rekisteröityjä voivat olla nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt sekä verkkosivustomme käyttäjät.

02 Mitä tietoja käsittelemme?

• nimi, yhteystiedot, paikkakunta ja yhteydenottoon sisältyvä viesti;
• yrityksen tai organisaation tiedot sekä henkilön asema ja tehtävä;
• asiakkuuteen, tarjoukseen, sopimukseen, taloprojektiin, toimitukseen ja laskutukseen liittyvät tiedot;
• asiakaspalveluun, viestintään, palautteisiin ja markkinointilupiin liittyvät tiedot;
• verkkosivuston tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaimen ja laitteen tiedot, ajankohta, lokitiedot sekä eväste- ja tunnistetiedot silloin, kun niitä käytetään.

Pakolliset tiedot. Yhteydenottolomakkeessa sähköpostiosoite, puhelinnumero ja paikkakunta on merkitty pakollisiksi. Ilman niitä lomaketta ei voi lähettää emmekä välttämättä pysty vastaamaan tai arvioimaan palvelutarvetta. Muut tiedot ovat lähtökohtaisesti vapaaehtoisia, ellei niitä tarvita sopimuksen tekemiseen tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen.

03 Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, arvioimme käsittelyn tarpeellisuuden ja tasapainotamme sen rekisteröidyn oikeuksiin ja kohtuullisiin odotuksiin nähden. Emme tee henkilötietojen perusteella yksinomaan automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

04 Mistä tiedot saadaan?

Saamme tiedot ensisijaisesti sinulta itseltäsi esimerkiksi yhteydenottolomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse, tapaamisessa, tarjous- tai sopimusprosessissa ja asiakkuuden aikana. Voimme täydentää tietoja organisaatiosi, sopimus- ja yhteistyökumppaneiden, viranomaisten sekä julkisten ja luotettavien yritystietolähteiden tiedoilla silloin, kun se on käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellista ja sallittua.

05 Kenelle tietoja luovutetaan?

Emme myy henkilötietoja. Voimme antaa tietoja vain tarpeellisessa laajuudessa seuraaville vastaanottajille:

• Fin-Talon lukuun toimiville verkkosivuston, palvelinympäristön, sähköpostin, asiakkuudenhallinnan, lomakkeiden, tietoturvan, taloushallinnon ja muiden IT-palvelujen tarjoajille;
• rakennusprojektin, suunnittelun, toimituksen, kuljetuksen, asennuksen tai muun sovitun palvelun toteuttamiseen osallistuville kumppaneille;
• pankeille, vakuutusyhtiöille, tilintarkastajille, lakimiehille ja muille asiantuntijoille, kun se on tarpeen;
• viranomaisille tai muille tahoille, kun laki, viranomaismääräys tai oikeusvaate sitä edellyttää.

Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja sopimuksen perusteella ja vain Fin-Talon ohjeiden mukaisesti, elleivät ne toimi omassa tarkoituksessaan itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

06 Siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pyrimme käyttämään palveluja, joissa tiedot käsitellään Euroopan talousalueella. Osa käyttämistämme kansainvälisistä teknologia- ja pilvipalveluista voi kuitenkin käsitellä tietoja ETA:n ulkopuolella. Tällöin huolehdimme siirron lainmukaisesta perusteesta, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevasta päätöksestä tai komission hyväksymistä vakiosopimuslausekkeista, ja tarvittaessa käytämme täydentäviä suojatoimia.

Voit pyytää lisätietoja käytetyistä siirtoperusteista kohdassa 12 mainituilla yhteystiedoilla.

07 Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai laki edellyttää. Arvioimme säilytystarvetta säännöllisesti.

• yhteydenotto- ja tarjouspyyntötietoja säilytetään asian käsittelyn ja mahdollisen asiakassuhteen muodostumisen ajan sekä tämän jälkeen vain perustellun tarpeen ajan;
• asiakkuus-, sopimus- ja projektitietoja säilytetään sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen vastuiden, oikeusvaateiden ja sovellettavien vanhentumisaikojen edellyttämän ajan;
• kirjanpitoaineistoa säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti;
• suoramarkkinointitietoja säilytetään, kunnes vastustat markkinointia tai peruutat suostumuksesi, ellei säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta;
• teknisiä lokitietoja säilytetään vain palvelun toimivuuden, tietoturvan ja häiriöselvityksen kannalta tarpeellisen ajan.

Kun säilytysperuste päättyy, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

08 Miten tiedot suojataan?

Suojaamme tiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimilla. Pääsy tietoihin rajataan työtehtävän perusteella, järjestelmät suojataan käyttöoikeuksin ja tietoliikenneyhteydet salataan soveltuvin osin. Palveluntarjoajilta edellytetään asianmukaista tietoturvaa ja salassapitoa. Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joille se on tehtävien hoitamiseksi tarpeen.

09 Tietosuojaoikeutesi

Sinulla on tilanteesta ja käsittelyperusteesta riippuen oikeus:

• saada vahvistus siitä, käsittelemmekö tietojasi, sekä tarkastaa tietosi;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua;
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia;
• saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat, itse toimittamasi tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun edellytykset täyttyvät;
• peruuttaa suostumus milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksiin voi liittyä lakisääteisiä rajoituksia. Toteutamme pyynnöt ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Voimme pyytää tarpeellisia lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

10 Evästeet ja verkkosivuston teknologiat

Sivusto käyttää teknisesti välttämättömiä toimintoja lomakkeiden, tietoturvan ja sivuston luotettavan toiminnan varmistamiseen. Yhteydenottolomakkeen roskapostisuojaus käyttää Cloudflare Turnstile -palvelua. Tunnisteiden tekniseen hallintaan käytetään Google Tag Manageria; sen kautta mahdollisesti ladattavat palvelut voivat käyttää evästeitä tai vastaavia tunnisteita.

Ei-välttämättömiä analytiikka- tai markkinointiteknologioita käytetään vain, kun niille on lain edellyttämä suostumus. Suostumuksen voi peruuttaa yhtä helposti kuin sen on antanut. Selaimen asetuksia voi lisäksi käyttää evästeiden poistamiseen tai estämiseen, mutta asetusten muuttaminen voi vaikuttaa sivuston toimintaan.

11 Oikeus tehdä valitus

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään tietosuojasääntelyn vastaisesti, ole ensin yhteydessä Fin-Taloon, jotta voimme selvittää asian. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Tee ilmoitus tietosuojavaltuutetun toimistolle. Evästeiden tallentamista ja suostumusta koskevissa kysymyksissä toimivaltainen viranomainen on Traficom.

12 Muutokset ja yhteydenotto

Päivitämme selostetta, kun käsittelytapamme, käyttämämme palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio ja viimeisin päivityspäivä ovat aina tällä sivulla. Olennaisista muutoksista voidaan ilmoittaa myös muulla tilanteeseen sopivalla tavalla.

Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset